[일본] 비즈니스 에티켓 2편. 준비와 명함

아시아의 대표적인 국가, 일본. 신뢰와 장기적인 거래를 중시하는 일본 비즈니스를 위해서는 어떻게 해야할까요? 일본 비즈니스의 성공에 있어서 에티켓은 ‘거래의 기술’중 하나입니다. 일본인과의 소통에 있어서 어떤 부분을 주의해야 하는지, 무엇을 준비해야 하는지, 어떻게 접근해야 하는지 소프트랜더스에서 정리한 일본 비즈니스 매너를 통해 알아보세요.

2편에서는 미팅준비와 명함교환에 대해 알아봅니다.

아직 ‘일본 에티켓 1편, 인사’를 보지 않으셨다면 먼저 확인하시기 바랍니다.

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대화의 첫 걸음, 마음

협력과 이해의 마음

일본의 비즈니스와 조직문화는 대부분 협력과 공동체에 맞추어져 있습니다. ONE for ALL, ALL for ONE, 전체는 개인을 위해, 개인은 전체를 위해 존재한다 라는 이 말이 매우 잘 어울린다고 할 수 있습니다. 혼자 돌출되지 않고, 전체를 위해 동일하게 나아가는 일본의 조직문화는, 회사에서 다음과 같은 모습을 그립니다.

회사 내 부서간 협업시 잦은 회의를 통해 의견을 취합하고 맞추어 가며, 한 부서만 돌출된 행동을 하지 않습니다. 회의나 의견 교환시에는 상대의 의견을 존중하면서 자신의 의견을 말합니다. 결코 상대방의 의견을 묵살해서는 안됩니다.

거래처나 관련 회사간 의견이 다른 경우에는 조정을 계속하며 합의점을 찾아냅니다. 문제가 발생했을 때는, 신속한 판단보다는 확실한 토의와 협의를 통해 해결합니다.

대화를 함에 있어서도 마찬가지 입니다. 항상 조직의 방향성과 함께하고, 타인을 위하는 마음을 생각하며 말을 하는것이 좋습니다. 진심을 담지 못하더라도, 머릿속에서 ‘저 사람이 어떻게 생각하고 있을까?’ 를 되뇌이며 말을 꺼낸다면, 최소한 드러나는 말이 좀 더 상대방을 고려한 말로 나오게 됩니다.

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만나기 전에

확고한 비즈니스 에티켓이 있는 일본은, 만남을 위한 약속을 잡는 과정부터 주의해야 합니다. 사전에 약속을 잡고, 참석자 명단을 사전에 전달하는 등 다양한 노력이 필요합니다.

대면 미팅시 2주 전에

면담 약속은 넉넉하게 2주전에 잡는것이 좋습니다. 시일이 촉박한 상태로 약속을 잡는 경우 상대방을 배려하지 않는다는 인식을 주기 때문입니다. 또한 한번 정해진 약속일정은 변경하지 않는것이 좋습니다.

미팅 전 사전 정보 공유

약속을 잡았다면 사전에 방문 목적과 방문 인원, 직책등을 사전에 전달하는것이 필요합니다. 상대방으로 하여금 누가 올것이고 어떤 내용이 다루어 져야 하는지를 알려 실제 미팅시 좀 더 필요한 대화를 이끌어 나가야 합니다.

약속시간은 보다 철저히

어느 나라이던 똑같지만, 일본은 시간약속에 훨씬 엄격합니다. 약속시간에서 5~10분전에 도착하는것이 좋으며, 너무 이른 시간에 도착하는것도 삼가야 합니다. 설령 교통사고 등의 예기치 못한 일이 발생하더라도 이를 이해하면서도 언짢게 생각하기 때문에 약속시간에 결코 늦지 않도록 잘 준비해야 합니다.

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명함과 비즈니스

명함 교환(名刺交換; 메시코칸)

일본에서 명함교환은 한국보다 그 의미가 깊습니다. 메시코칸(名刺交換)이라는 표현이 비즈니스와 관련해 자주 들리는 만큼, 형식적인 행위가 아닌, 첫인상을 좌우하는 중요한 절차로 보아야 합니다. 외국인으로 거래를 위해 일본에 방문한다면, 꼭 일본어로 되어있는 명함을 준비해야 합니다.

일본 명함 만들기

일본에서 회사를 다니는 경우가 아니라 거래를 위해 특별히 명함을 만들어야 한다면 일본 명함에 들어가야 하는 정보에 맞게 명함을 만들어야 합니다.

• 불필요한 디자인 없이 깔끔한 디자인이 좋습니다.
  
• 이름, 회사, 직책이 잘 읽히는지 확인합니다. 특히 일본에서는 직책을 호칭으로 사용하는 경우가 많고, 명함을 교환하면서 서로의 지위를 확인하기 때문에 일본에서 잘 전달되는 직책을 사용하는 것이 중요합니다.
  
• 한쪽 면에 영어, 한쪽 면에 일본어로 된 양면 명함은 일본 회사를 중요한 거래 상대로 생각한다는 인상을 주어 신뢰를 높일 수 있습니다.
  
• 청결함을 비즈니스 현장에서의 마음가짐으로 강조하는 일본 문화인 만큼 지저분하거나 구겨진 명함은 금물입니다. 명함이 없는 것보다 오히려 마이너스일 수 있으니 주의해야 합니다.

명함 건네는 방법

일본 비즈니스 에티켓 1편을 보고 오셨다면, 에샤쿠(會釋)와 케이레이(敬禮)를 알고 계실겁니다. 명함을 건네는 경우 상황에 따라 허리를 약 15°~30° 굽혀 정중한 인사와 함께 명함을 건네야 합니다. 기본적으로는 에샤쿠와 같이 허리를 15°로 굽힌 상태에서 건네는것이 보편적입니다. 30°가까이 허리를 숙여 명함을 건네야 하는 경우는 매우 중요한 윗사람일 경우에 합니다.

(명함 건네는 방법 출처 : https://we-xpats.com)

동시에 명함의 모서리를 양 손으로 잡고 건네며, 명함의 정보가 가려지지 않아야 합니다.

명함의 내용을 받는 사람이 바로 읽을 수 있는 방향으로 하여야 하며, 일본어가 적힌 면이 위로 오도록 합니다.

명함을 건네기 직전, 또는 명함을 건네면서 자신의 회사와 이름을 간단히 말하는것이 좋습니다. 대체적으로 “처음뵙겠습니다. [회사명]의 [성명] 입니다, 잘부탁드립니다.” 정도면 충분합니다. 일본어를 못하더라도 이정도 한마디는 준비해가는것을 추천합니다.

명함을 ‘잘’ 받는 방법

명함을 받는 때도 중요합니다. 명함을 건네는 사람이 인사를 할때 함께 허리를 숙여 정중히 인사하며 양 손으로 명함을 받습니다.

잠시 시간을 들여 명함을 읽고, 적힌 내용을 파악합니다. 이때 감사의 뜻으로 명함의 단어, 글자체, 디자인 등 명함에 대한 칭찬을 하는것이 좋습니다. (가령 ‘깔끔하고 멋진 명함이군요!’ 와 같은 간단한 한마디도 있습니다) 이름까지 확인한 후 감사인사를 합니다.

명함을 모두 받은 뒤에는 명함을 테이블 위에 가지런히 올려둡니다. 이때 자리 배치에 따라(직책 순으로) 명함을 올려두는것이 좋습니다.

만약 회의자리가 아니라면, 보다 시간을 두고 명함을 확인하며 상대방에게 ‘주신 명함을 감사히 받았습니다’ 라는 인식을 새겨주고 조심스럽게 명함지갑에 넣어둡니다.

명함을 받았는데 상대방의 이름을 어떻게 읽어야 할지 모른다면, 어물쩡 넘어가지 말고 그 자리에서 정중하고 조심스럽게 이름을 물어보아야 합니다. ‘멋진 명함에 멋진 이름이네요, 실례지만 이름을 어떻게 읽어야 할지 알려주실 수 있을까요?’ 와 같이 물어보아야 합니다.

명함교환시 하지 말아야 할 것

절대 명함에 메모를 하지 말아야 합니다. 이는 매우 무례한 행동입니다. 또한 훼손된 명함을 주고받지 말아야하며, 훼손되지 않은 명함은 살짝의 구김이나 손상, 잉크번짐, 까임등이 없는 ‘말끔한’ 명함을 의미합니다.

대화중에 교환한 명함을 손으로 만지작거리는 행위는 하면 안됩니다. 또한 명함을 받자마자 주머니 또는 지갑에 넣어서도 안됩니다.

앉은상태에서 명함을 주고받거나, 교환한 명함을 두고 가는 행위또한 해서는 안됩니다.

명함지갑을 준비하자

일본에서 명함을 바로 주머니나 지갑에 넣는것은 무례한 행동입니다. 명함은 명함지갑에 넣는것이 좋으며, 보기에 깔끔하고 멋진 명함지갑,홀더를 이용하는것이 좋습니다.
이를 증명하는 바로 일본에서 성인의 날, 취업 선물로 명함지갑을 선물하곤 합니다.

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비즈니스 에티켓 일본편 두번째는 일본 비즈니스의 첫걸음이자 첫인상을 좌우하는

명함교환에 대해 알아보았습니다.

세번째 편에서는 복장, 행동, 선물과 같은 전체적인 비즈니스 에티켓에 대해 다룹니다.