비즈니스 에티켓 : 일본 3편, 매너와 행동
일본 파견, 출장을 앞두고 있다면? 일본의 비즈니스 에티켓을 확인하세요!
존중과 격식의 소통
들어가기 전에
아시아의 대표적인 국가, 일본. 신뢰와 장기적인 거래를 중시하는 일본 비즈니스를 위해서는 어떻게 해야할까요? 일본 비즈니스의 성공에 있어서 에티켓은 ‘거래의 기술’중 하나입니다. 일본인과의 소통에 있어서 어떤 부분을 주의해야 하는지, 무엇을 준비해야 하는지, 어떻게 접근해야 하는지 소프트랜더스에서 정리한 일본 비즈니스 매너를 통해 알아보세요.
3편에서는 세부적인 매너와 행동에 대해서 알아봅니다.
아직 ‘일본 에티켓 2편, 준비와 명함’을 보지 않으셨다면 먼저 확인하시기 바랍니다.
[일본] 비즈니스 에티켓 2편, 명함
일본 파견, 출장을 앞두고 있다면? 소프트랜더스에서 정리한 일본 비즈니스 에티켓을 확인하세요!
겉모습의 중요성
맨 인 블랙? 비즈니스 복장
Man in Black, 유명한 영화의 제목이지만, 동시에 일본의 비즈니스맨을 대표하는 단어로도 볼 수 있습니다. 여느 나라와 동일하게, 일본의 비즈니스 복장 또한 정장이 원칙입니다. 단 일본은 색상또한 검은색 정장에 흰색 셔츠 조합이 대다수 입니다.
일본 사무구역에서 쉽게 볼 수 있는 모습입니다
(사진에서 스타킹을 착용하지 않은 여성은 NG로 볼 수 있습니다)
여성의 경우 장신구(귀걸이, 목걸이, 반지 등)을 거의 착용하지 않으며, 하이힐또한 삼가는것이 좋습니다. 남성의 경우 넥타이는 반드시 착용하는것이 좋으며, 더운 여름날이라 하더라도 꼭 정장 자켓을 들고 다니는것이 좋습니다.
물론 2023년을 기준으로는 이러한 경향이 많이 바뀐것이 사실입니다. 2000년대 초 일본 정부의 Cool Biz 운동과 함께, 반팔 와이셔츠와 노타이가 점점 증가하였고, 자신의 이미지에 맞는 색상이 가미된 정장을 착용하는 젊은 비즈니스 맨이 늘어감에 따라, 비즈니스 캐주얼 복장도 증가하는 추세입니다. (일본의 비즈니스 캐주얼 복장은 한국의 비즈니스 캐주얼과는 또 다릅니다)
그럼에도 여전히 상당수 기업들의 복장규정을 살펴보면, 매우 세세하고 보수적으로 명시하고 있음을 알 수 있습니다. ‘정장, 넥타이착용, 검정또는 갈색의 가죽 벨트, 끈이 달린 구두 등’ 많은 회사들의 복장규정은 ‘튀지않고 깔끔한 비즈니스 맨’을 요구합니다.
따라서 ‘비즈니스’를 위해 일본을 방문하거나 파견을 가게되었다면, 검은색 정장을 입어야 합니다. 여전히 사회 전반에서 보수적이고 폐쇄적인 성향이 강한 일본에게 있어서 ‘방문자’의 복장에 대한 인식은 훨씬 보수적입니다.
만약 장기적으로 일을 하게 되는 파견, 취업의 경우라면, 어느정도 상황과 조직 분위기에 맞추어 비즈니스 복장을 갖출 수 있겠으나, 미팅이나 영업을 위한 자리라면 꼭 검은색 정장을 갖추어 입는것이 좋습니다.
복장의 기준 ‘청결’
이러한 복장과 겉모습의 기준은 ‘청결’에 중점이 찍혀있습니다. 옷이나 화장이 지나치게 화려하진 않는지, 옷에 주름이 져 있거나 때가 묻어있지는 않은지, 머리는 깔끔한지, 손톱이 길거나 지저분한지 않은지, 땀냄새가 나지는 않는지 등 비즈니스에 있어서 ‘청결’이 겉모습을 판단하는 중요 기준임을 알 수 있습니다.
모두가 기본적인 내용들이지만, 일본에서는 좀 더 개인위생에 대해 엄격하고, 청결한 모습을 유지해야 합니다. 많이 간과하는 요소로 목이 닿는 카라부분에 때가 타 살짝이라도 누렇게 변색이 되거나, 손목 부분이 헤지거나 변색된 와이셔츠가 대표적인 사례입니다. (전날 입은 옷은 바로 세탁하고 새 옷을 입는것을 추천합니다.)
또한 보편적으로 선호되는 향수라도 그 향이 강하게 날 정도로 뿌리지 않아야 하며, 탈취제 또한 무향의 탈취제를 사용하는것을 추천합니다.
매너 있는 행동과 말
출퇴근 인사법
“おはようございます(오하요고자이마스)” 일본의 아침 인삿말로 익히 알려진 말입니다. 대부분 아침에 출근하니 출근시 인사로 ‘오하요고자이마스’ 를 사용합니다.
단 출근을 낮에 해도, 밤에 해도(!) 출근시 인삿말은 ‘오하요고자이마스’ 로 해야합니다. 일본은 출근을 ‘회사에서 하루의 시작’ 으로 인식하기 때문에, 출근시 인삿말은 실제 시간과 관계없이 “오하요고자이마스(좋은아침입니다)”입니다. 쉽게 생각하면 출근할때 만큼은 ‘오하요고자이마스’ 가 한국어 ‘안녕하십니까’ 와 동일하다고 생각하면 되겠습니다.
“お先に失礼します(오사키니시츠레시마스)”: 먼저 들어가보겠습니다
먼저 퇴근할때 주로 사용하는 인사입니다.
“お疲れ様です(오츠카레사마데스)”: 수고하셨습니다.
먼저 퇴근하는 사람의 인사에 답례할때는 이렇게 하면 됩니다.
매뉴얼화 된 전화 통화
일본의 전화예절은 한국보다 좀 더 격식을 갖추어야 하며, 매뉴얼처럼 고정되어 있는 부분이 많습니다. 또한 전화를 거는 시간대도, 업무시간 내 아무때나 거는것이 아닌, 상대방에게 폐를 끼치는 시간대(바쁜 시간대)와 점심시간대를 피해야 합니다.
전화를 걸 때는 ‘(いつも)お世話になっております。((이츠모)오세와니 낫테오리마스)[늘 감사드립니다]’라는 인사(매뉴얼처럼 고정된 멘트입니다)로 시작해, ‘회사명’, ‘자기 이름’, ‘전화 건 이유’를 알기 쉽게 설명합니다.
반대로 전화를 받을 때는 전화벨이 세 번 울리기 전에 받도록 하고, 일상적으로 사용하는 ‘もしもし(모시모시)’ 대신 ‘[회사 이름]です。 ([회사 이름]데스.)’와 함께 소속과 이름을 말합니다. 상대방이 말하는 내용을 잘 듣고, 만약 찾는 사람이 부재중인 경우에 ‘오리카에시’, 즉 이쪽에서 다시 전화를 걸 필요가 있는지 물어봅니다.
오리카에시가 필요한 경우 외에도 비즈니스 전화에서는 기본적으로 전화 온 시간, 전화를 건 사람의 정보를 메모해두는 것이 좋습니다. 전화에 대한 내용은 당사자에게 바로 전달합니다.
정형화 된 이메일 폼
일본에서 비즈니스 메일은 전화, 대화보다 좀 더 지켜야 할 약속과 형식이 추가되는 경우가 많아 훨신 까다롭습니다. 기본적인 순서는 다음과 같습니다.
- 제목
- 상대방 회사명 및 담당자 성명 및 직책
- 회사명, 부서, 직책, 이름 순의 간단한 본인 소개 및 인사
- 본문
- 끝맺음 말 및 인사
1. 제목
제목(件名; けんめい켄메)은, 용건이 잘 드러나는 간결한 제목을 작성하면 됩니다. 뒤에 자신의 회사명과 이름을 덧붙이는것도 좋습니다.
2. 머리글, 수신인
메일의 첫 머리에 수신인 정보를 적습니다. 상대방의 사명, 부서명, 직위, 성명을 먼저 기재합니다. 예시는 아래와 같습니다.
OO주식회사 AA부 직책 성명 님
OO株式会社 AA部 部長 姓名 様
사내 메일인 경우 상황에 따라 ‘성씨+직책(박 부장)’, ‘성씨+様 (박 님)’과 같은 경칭을 사용할 수 있습니다. 복수의 수신인에 대한 경칭은 ‘부서명+各位’를 주로 사용합니다. 담당자를 모르는경우 ‘회사명, 부서명+ご担当者様’ 을 사용합니다.
담당자를 지정하지 않고 회사나 부서 전체에 보내는 메일의 경우 ‘회사명, 부서명+御中’이라는 표현을 사용합니다. 참조가 있는 경우 빠뜨리지 않고 같이 적어야 합니다. 또한 회사명은 풀네임으로 기재하며, 주식회사등의 표기가 앞 뒤인지 잘 확인하고 틀리지 않도록 해야합니다.
様(님)의 중요성
이름 뒤에 様를 붙이는것은 매우 중요합니다. 상대방이 외부회사 사람이라면 무조건 이름 뒤에 様를 붙여야 합니다. 또한 이름이 없이 회사명만 기재하는 경우에도 뒤에 様를 붙입니다. 단, 상품이나 서비스에는 붙이지 않습니다.
일본에서 친근한 비즈니스 메일은 존재하지 않습니다. 직전 전화로 편하게 이야기한 상대라도, 메일로 보낼때는 정중하고 격식에 맞는 메일을 보내야 합니다.
3. 첫인사말
“いつもお世話になっております。” (이츠모 오세와니 낫테오리마스)
“늘 신세지고 있습니다.” 라는 의미의 첫인사말 입니다. 기존 거래처에 보내는 메일에서는 “안녕하세요”와 동일한 정도로 일반적인 인사말입니다.
“お疲れ様です” (오츠카레사마데스)
“수고하십니다.” 라는 의미의 인사말로, 사내 메일에서 사용합니다.
“初めてご連絡いたします。”(하지메테 고렌라쿠이타시마스)
“처음 연락드립니다.”라는 의미로 처음 메일을 보낼경우 위와같은 표현을 많이 사용합니다.
첫 인사말을 적었다면, 자신이 누구인지 밝혀야 합니다. 인사말에 이어 기재합니다.
“OO社AA課のNAMEと申します。” (OO샤AA카노NAME토 모오시마스)
“OO사AA과의 ~~라고 합니다.” 라는 의미로, 처음 메일을 보낼때 사용합니다.
“OO社AA課のNAMEです。” (OO샤AA카노NAME데스)
“OO사AA과의 ~~입니다.” 라는 의미로, 서로 알고있는 관계, 기존에 연락을 주고받던 관계일경우 사용합니다.
“～件でメールいたしました。” (~켄데 메루이타시마시타)
“~건으로 메일 드렸습니다.” 라는 의미로, 인사말의 마지막에 제목에 기재한 용건을 다시한번 짚어주면 됩니다.
정리하면 다음과 같은 인삿말이 완성됩니다.
서로 알고있는 관계, 기존에 메일을 주고받던 관계 등
いつもお世話になっております。OO社AA課のNAMEです。～件でメールいたしました。
처음 연락하는 경우
初めてご連絡いたします。OO社AA課のNAMEと申します。～件でメールいたしました。
4.끝인사
첫인삿말 이후 본문까지 잘 적었다면, 끝인삿말을 통해 메일을 마무리해야 합니다. 보편적으로 사용되는 멘트는
どうぞよろしくお願いいたします。(도조 요로시쿠오네가이이타시마스.)로,
“잘 부탁드리겠습니다” 라는 의미입니다.
무언가를 설명하는 메일이라면, ご不明な点がございましたら、お気軽にお尋ねください(잘 모르시는 점이 있으시면 부담없이 물어보세요) 를 덧붙이는것도 좋습니다.
5.서명
일본 비즈니스 에티켓 2편을 보고오셨다면, 일본인이 명함에 얼마나 진심인지 알고 계실겁니다. 일본 비즈니스 메일에서 서명은, 명함과 동일한 의미를 지닙니다. 따라서 사전에 잘 구성된 템플릿을 만들어 두는것이 좋습니다. 우편번호, 주소, 회사전화, 휴대전화, 메일주소 등의 내용이 들어가면 좋습니다. (일본은 지류우편을 많이 사용하곤 함으로, 우편번호를 꼭 기재하도록 합니다)
이 외에도 상황에 따라 정형화된 표현들이 더 있습니다. 각 회사별로 사용하는 표현이 있을 수 있으니, 만약 일본에서 근무중이라면 이를 파악해 두는것이 좋겠습니다.
일상과는 다른 표현
단어에 있어서도 차이가 있습니다. 비즈니스 언어는 통상 사용되는 단어(발음)과 다르게 사용하곤 합니다. 한국에서는 모두 한가지 단어로 쓰이지만, 일본에서는 서로 다른 단어를 쓰는 대표적 표현 몇가지를 알려드립니다.
| 일상표현 | 비즈니스 표현 | 의미 |
|---|---|---|
| 今日 [きょう; 쿄] | 本日 [ほんじつ; 혼지쯔] | 오늘 |
| 昨日 [きのう; 키노] | 昨日 [さくじつ; 사쿠지쯔] | 어제 |
| 今年 [ことし; 코토시] | 本年 [ほんねん; 혼넨] | 올해 |
| 去年 [きょねん; 쿄넨] | 昨年 [さくねん; 사쿠넨] | 작년 |
| この間 [このあいだ; 코노아이다] | 先日 [せんじつ; 센지쯔] | 요전에 |
| その日 [そのひ; 소노히] | 当日 [とうじつ; 토지쯔] | 그날 |
| 今 [いま; 이마] | ただいま [타다이마] | 지금 |
| 後で [あとで; 아토데] | 後ほど [노치호도] | 나중에 |
| 今度 [こんど; 콘도] | この度 [このたび; 코노타비] | 이번에 |
| さっき [삿키] | 先ほど [さきほど; 사키호도] | 방금, 조금전에 |
| すぐ (스구) | 早速 [さっそく; 삿소쿠] | 곧 |
| どっち (돗치) | どちら [도찌라] | 어느 쪽 |
| 誰 (だれ; 다레) | どなた [도나타] | 누구 |
| どう (도) | いかが [이카가] | 어떠한 |
| すみません・ごめんなさい(스미마셍・고멘나사이) | 申し訳ございません・恐れ入ります[모우시와케고자이마셍・오소레이리마스] | 죄송합니다・송구합니다 |
좋은 선물 보내는 법
일본인에게 있어서 선물을 주고받는 것은 보편적인 문화입니다. お中元(오츄우겐), お歳暮(오세이보)와 같이 거래처간 선물을 교환하는 문화도 있습니다. 선물 자체의 가치보다는, 선물을 주고받는 행동에 가치가 더 높습니다. 행동의 가치를 판가름하는 중요한 요소로는 ‘세심함’을 꼽을 수 있겠습니다.
선물을 받는 사람에게 가장 필요한 것이 무엇인지, 어떤 가치를 중요하게 생각하는지에 따라 선물을 신중하게 골라야 합니다. 상대방이 어떤 사람인지, 무엇을 중요하게 생각하는지, 어떤 선물이 상대에게 도움이 될 수 있을지를 세심하게 고민한 선물은, 선물의 물질적 가치보다도 훨씬 중요한 가치를 담게됩니다.
대표적인 일례로, 외교관계에 있어서 역대 일본 총리들이 선물한 물건들을 보면 이러한 점이 잘 드러납니다. 일본의 전통 나각(소라고둥), 야구선수의 사인볼, 낚싯대와 카메라 등 전통적이고 일본적 선물을 통해 국가 정체성을 부각하는것이 아닌, 상대방이 좋아할 물건을 주는것을 더 중요하게 여깁니다.
선물을 주고받는 상황을 판단하는데 있어서 중요한 개념은 ‘답례’입니다. 받은것이 있는데 ‘답례’하지 않는것은 폐를 끼치는 행위라 생각하는 일본에 있어서, 사소한 선물이라 하더라도 꼭 답례를 잊지 말아야 합니다. 이는 물질적인 선물 뿐만 아니라, 한두줄의 감사인사또한 ‘답례’의 대상이 됩니다.
실제 선물을 주고받을때 피해야 하는 요소들은, 흰색 포장은 하지 않고, 국화선물은 피해야 합니다. 이 두가지는 죽음을 의미하기 때문에 금기시 되어 있습니다. 또한 빗을 선물하는 것 또한 죽음과 관련이 있기에 보내지 말아야 합니다.
병문안에 있어서 화분은 절대 선물하지 않습니다. 병원에 오랜기간 입원하라는 의미로 받아들여 질 수 있기 때문입니다.
손수건, 칼 등은 관계의 끝인 ‘절연’을 의미할 수 있기때문에 삼가야 합니다. 흰색 손수건을 흰색 포장지에 싸서 선물한다면 심한 욕과 다름이 없으니 주의해야겠습니다.
숫자로는 대부분의 동아시아권 국가와 동일하게 4를 연상시키는 선물 개수나 표현을 하지 말아야 합니다. 죽음을 의미하기 때문입니다. 또한 9도 삼가야 하는 수인데, 고생을 의미하는 苦를 연상시키기 때문입니다.
한국과 일본의 관계가 오래 지속되어 왔고, 양 국가간 경제적 교류가 매우 활발하기 때문에, ‘일본이야 뭐 잘 알지!’ 라는 마음으로 두 국가간 문화에 있어서의 차이를 의외로 간과하곤 합니다. 동일한 부분도 있겠지만, 일본은 우리와 다른점이 더 많은 나라이며, 한국보다도 더 세심함과 매너를 중시하기 때문에, 사소한 행동, 말, 외모 모든것을 조금 더 신경써야 합니다.
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